こんにちは経理部の辻です。

 今回は電子請求書について取り上げたいと思います。

電子請求書とは、紙に代わってPDFなどの電子データで作成・送受信される請求書のことです。

請求書が電子化されることで生じるメリットや、注意しなければならない点を、
同じ経理部の高橋さんと話し合ってみたいと思います。

辻：業務のデジタル化が求められる中でも、請求書の電子化は特に推奨されています。
　　電子化によって、請求書を受領する側にはどのようなメリットがあるでしょうか。


高橋：受領する側は郵送よりも早く請求書を受け取ることができるため、
　　　請求書の確認、処理業務をよりスムーズに進めることができる点、
　　　ファイリングや保管スペースの確保が不要となる点がメリットだと思います。


辻：では発行する側にはどのようなメリットがあるでしょうか。


高橋：発行する側は紙の請求書発行に伴う印刷や押印、封入、郵送等の作業時間の短縮、
　　　印刷代、紙代、封筒代、郵送費等の費用の削減ができる点がメリットだと思います。


辻：なるほど。受領する側にも発行する側にもメリットが大きいですね。
　　ただ、どちらの場合も電子帳簿保存法への対応には気を付けないといけません。


高橋：具体的な対応を教えてください。


辻：まず請求書の発行側は控えの保存が義務化されています。
　　電子メールやクラウドシステムで発行したものは、
　　紙に印刷して保存することは原則認められず、データのまま保存することが求められます。
　　また、請求書の受領側も電子データのまま保存する必要があります。


高橋：電子データとして保存する場合、何に気をつければよいですか。


辻：電子帳簿保存法では、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」が重要です。
　　真実性とは、データの改ざんや不正な削除を防ぐこと。
　　可視性とは、必要な請求書を日付・金額・取引先などで検索し、すぐ確認できる状態にしておくことです。


高橋：検索できるようにしておくと、日常業務にも役立ちそうですね。


辻：確かにそうですね。
　　紙の請求書では、過去の書類を探すのにも時間がかかりますが、
　　電子データで受領・発行した請求書を検索できる状態にしておけば、
　　問い合わせ対応、月次決算、税務調査への対応等もスムーズになります。
　　法令対応のために整えた仕組みが、そのまま業務効率化にもつながりそうですね。

電子請求書については、法令により義務化された対応せざるを得ないという側面と、
積極的に活用することで業務の効率化を図れるという側面があると言えそうです。

 
ここまで電子請求書の「書類のペーパーレス化」の側面を主に取り上げましたが、
「経理業務の自動化」という側面を掘り下げる場合、
「デジタルインボイス」という存在にも注目していく必要があります。

デジタルインボイスとは、世界共通の規格を用いた電子請求書を指します。
これは、単なるPDFデータの請求書とは違い、構造化データであるため、
送受信から会計ソフトへの取り込みまでが自動で行われ、
大幅な作業時間の削減ができる仕組みです。

ただし、デジタルインボイスのやり取りをするには、
取引先同士がデジタルインボイスを授受できる環境を持っている必要があるため、
現時点では導入する障壁が高いように思われます。

今後、導入が容易になるサービスの登場も期待できますし、
普及率が徐々に上がっていく可能性も十分にあるので、
デジタルインボイス関連の動向にも注目していきたいと思います。

経理部　辻・高橋